nieuws

17-01-2021

Blog KitemarkTM certificering VAN AKEN - deel 3


Deel 3
:  Audit

In deze blog-serie probeer ik uit te leggen hoe VAN AKEN als eerste architectenbureau in de Europese Unie een KitemarkTM certificaat heeft mogen ontvangen voor BIM Level 2 conform de ISO 19650. Hierin zal ik onze bevindingen tijdens onze route naar een KitemarkTM certificaat beschrijven en hiermee hopelijk meerdere bureaus aansporen ons te volgen in het verkrijgen van een KitemarkTM certificaat voor BIM Level 2 conform de ISO 19650.

Deutsch    English

Mocht je mijn 1e en 2e blog van deze serie gemist hebben, lees ze dan hier.

Op 14, 15 en 16 september 2020 was het dan eindelijk zover, onze certificerings-audit. Deze was door de corona-crisis deels op afstand en deels bij ons op kantoor (waar we uiteraard voor gepaste maatregelen gezorgd hadden).
Een week voor onze audit hadden Martijn (onze bureaucoördinator) en ik (als BIM manager) nogmaals alles een keer doorgelopen om zeker te zijn dat we alles hadden geregeld. Maar toch bleef ik het weekend voorafgaand aan de audit ongerust of alles goed genoeg zou zijn, waardoor ik beide dagen heb gebruikt om nogmaals alles door te lopen. Punt voor punt liep ik alle paragrafen van de ISO norm nogmaals na en maakte aantekeningen hoe wij elk punt op de beide projecten hadden geïmplementeerd.
Op maandagmorgen was ik zoals gebruikelijk al vroeg op kantoor en kon hierdoor in alle rust alles voorbereiden voor de audit (alle aantekeningen in de spreekkamer neerleggen, de verbinding alvast voorbereiden, de ISO normen zelf klaarleggen enzovoorts). Tien minuten voor de start van de audit, die de eerste 2 dagen via TEAMs gedaan zou worden, belde Martijn mij op met de mededeling dat hij conform het VAN AKEN Corona-protocol thuis moest blijven omdat hij een verkoudheid had opgelopen. Daarnaast had hij ook nog enkele besprekingen met het managementteam en zou dus op afroep aanwezig zijn. Een goed begin van de audit zullen we maar zeggen.
Maar zoals we inmiddels gewend waren van onze auditeur, Tomas de Loo, verliep de audit heel gemoedelijk en was er genoeg ruimte om onderling te sparren over de ISO norm.

Tomas opende de audit met een korte presentatie over wat we allemaal gingen behandelen. Vervolgens werd ons intern proces onder de loep genomen, gevolgd door de eerste clausules uit de ISO norm. De eerste dag van de audit hadden we, zoals gepland was, al de helft van de ISO norm clausules doorgenomen. Tot slot was er een kleine terugblik op de dag door Tomas, waarna de bevindingen door hem werden genoteerd.
Ook dag twee, waarop de overige clausules van de ISO norm werden doorgenomen, verliep voorspoedig. Daar wij voor een KitemarkTM certificering gingen werden ook klanttevredenheid en gezamenlijke betrokkenheid onder de loep genomen.
De derde dag was ingepland voor de project evaluaties, wat betekende dat steekproefsgewijs op één of meerdere projecten een diepgaande controle plaatsvond. Tenslotte maakte Tomas een eindbeoordeling die in een presentatie aan ons werd kenbaar gemaakt. Hierin werd duidelijk dat Tomas ons ging voordragen voor de KitemarkTM certificering. We kregen zelfs enkele complimenten voor onze werkwijze en kennis.
In de dagen na de audit zou Tomas een uitgebreide rapportage maken die naar het hoofdkantoor in Engeland zou gaan voor de definitieve goedkeuring op de KitemarkTM certificering. Deze definitieve goedkeuring duurt gemiddeld 6 weken na indiening van alle stukken.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met mij: bart.jeurissen@vanaken-cae.nl