Tijdelijke directiesecretaresse

Directiesecretaresse

In verband met een zwangerschapsverlof zijn wij op zoek naar een tijdelijke directiesecretaresse (24 uur per week) voor de periode van 1 november 2021 tot en met 18 maart 2022.

In deze uitdagende functie fungeer je als eerste aanspreekpunt t.b.v. de directie voor zowel interne als externe personen/klanten, met bijbehorend takenpakket:

Complex agendabeheer, het plannen van interne en externe afspraken en het zelfstandig afhandelen van telefoonverkeer;

  • Het organiseren en voorbereiden van diverse overleggen/vergaderingen, het verzorgen van de verslaglegging, alsmede het bewaken en waar mogelijk zelfstandig afhandelen van hieruit voortkomende acties;
  • Het verzorgen van diverse correspondentie, van voorbereiding tot redigeren en uiteindelijke verzending;
  • Het voorbereiden, redigeren en verzenden van offertes en contracten, inclusief de bijbehorende administratieve afhandeling;
  • Beheer van het project-/relatiesoftwaresysteem;
  • Het verzorgen en controleren van de urenregistratie;
  • Etc.

Wie ben je?
Je bent een echte ontzorger en ondersteuner in de meest brede zin van het woord en vindt het een uitdaging om alles en iedereen op de juiste manier te faciliteren. Vanzelfsprekend weet jij te allen tijde het overzicht te bewaken en ben je zeer nauwkeurig, proactief en oplossingsgericht in de uitvoering van je werkzaamheden. Je beschikt over een groot aanpassingsvermogen en bent in staat snel te schakelen.

Daarnaast beschik je over de volgende kwaliteiten:

  • Hbo werk- en denkniveau;
  • Ten minste vijf jaar aantoonbare werkervaring binnen vergelijkbare functie als directiesecretaresse of managementassistent;
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
  • Uitstekende kennis van het MS-Office pakket;
  • Beschikbaar op maandag van 08.30 – 17.00 uur en op dinsdag t/m vrijdag voor halve dagen (waarvan werktijden in overleg).

Wie zijn wij?
VAN AKEN is een architectenbureau in Eindhoven waar architecten, engineers en projectmanagers samenwerken aan opdrachten die variëren van stedenbouwkundige studies tot woningbouw en van zorg tot kantoren en datacenters. Wij zijn een warm bedrijf, waarbinnen een goede, informele, sfeer belangrijk zijn.

Voor vragen kun je contact opnemen met onze officemanager, Anja Borsboom – Huijbregts (tel. 040 – 216 33 11). Voldoe je aan de functie-eisen en heb je interesse, stuur dan een e-mail met jouw motivatiebrief en CV naar anja.borsboom@vanaken-cae.nl